Zakładka Wizyty

Zakładka Wizyty umożliwia przeglądanie, dodawanie i usuwanie wizyt w placówce. Jeżeli w MyMedCal dodano kilka placówek, należy najpierw wybrać właściwą z paska w górnym lewym rogu.

Zakładka kalendarz

W zakładce kalendarz dodane wizyty są prezentowane w kalendarzu w układzie tygodniowym. Dodatkowo możliwe jest wyłączenie wyświetlania weekendów poprzez odznaczanie checkboxa Pokazuj weekendy – wówczas widoczne są jedynie dni robocze. Za pomocą strzałek można przełączać tygodnie, a przycisk Obecny tydzień pozwala szybko wrócić do bieżącego tygodnia.

Widoczne w kalendarzu kolorowe bloki to dodana wcześniej w zakładce Grafik dostępność specjalisty. Puste (białe) pola oznaczają, że w tym czasie specjalista nie jest dostępny dla pacjentów. Dodane wizyty są zaznaczone w blokach intensywniejszym kolorem i zawierają godzinę wizyty oraz imię i pierwszą literą nazwiska pacjenta.

Na koncie specjalisty w prawym górnym rogu znajduje się suwak Przyjmuje nowych pacjentów. Jeśli specjalista pracuje w kilku miastach, ustawienie suwaka dotyczy wyłącznie miasta aktualnie wybranego z paska lokalizacji.

Na kontach koordynatora, recepcji oraz administratora w kalendarzu domyślnie wyświetlane są wizyty wszystkich specjalistów z danej placówki. Na górze widoczne są dni tygodnia oraz imiona pracowników, a po lewej stronie — godziny. Każdy pracownik ma własną kolumnę. Dodatkowo dostępna jest funkcja filtrowania po konkretnym specjaliście — po wybraniu terapeuty z listy w prawym górnym rogu wyświetlany jest kalendarz wizyt tylko tego pracownika. Jeśli cały widok tygodnia nie mieści się na ekranie, na dole pojawia się poziomy pasek przewijania — przesuwając go, można zobaczyć pozostałe dni tygodnia.

Na kontach recepcji oraz administratora dodatkowo widoczny jest przycisk Dodaj wizytę.

Zakładka lista wizyt

W zakładce Lista wizyt wyświetlane są wizyty specjalisty z wybranego okresu. W lewym górnym rogu dostępna jest lista, za pomocą której można wybrać jeden z dwóch sposobów określania okresu: Pełny miesiąc albo Zakres dat.

Po wybraniu opcji Pełny miesiąc należy wskazać rok i miesiąc, dla którego ma zostać wyświetlona lista wizyt. Opcja Zakres dat pozwala wyświetlić wizyty z dowolnego okresu. W pierwszym polu „od” należy wskazać datę początkową, a w drugim polu „do” — datę końcową. Na liście zostaną pokazane wizyty mieszczące się w wyznaczonym przedziale dat.

W zestawieniu prezentowane są następujące informacje:

• data wizyty,

• data umówienia wizyty,

• źródło (ONLINE lub INTERNAL),

• imię i nazwisko pacjenta,

• status płatności

• rodzaj usługi

• typ usługi (osoba dorosła, dziecko, para, rodzina)

• status wizyty

W kolumnie Źródło wpis ONLINE pojawia się, gdy pacjent zapisze się przez widget na stronie internetowej, natomiast INTERNAL — gdy wizyta zostanie umówiona przez pracownika placówki.

Każdy wiersz można kliknąć, aby wyświetlić wszystkie szczegółowe informacje o wizycie.

Na kontach koordynatora, recepcji oraz administratora w zakładce Lista wizyt wyświetlane są wizyty wszystkich pracowników z danej placówki. Dodatkowo widoczna jest kolumna Pracownik oraz dostępna jest funkcja filtrowania po konkretnym specjaliście.

Zakładka potwierdzenia płatności

Jeżeli w placówce wymagana jest przedpłata za wizytę, to po jej umówieniu wizyta pojawia się w zakładce potwierdzenia płatności i pozostaje tam przez czas określony przez administratora. Jeśli w tym czasie nie zostanie oznaczona jako opłacona, system automatycznie anuluje wizytę, a termin wraca jako dostępny w kalendarzu.

Wizyty w tej zakładce wyświetlane są w formie listy z podstawowymi informacjami oraz kolumną Potwierdź płatność z przyciskami Potwierdź oraz Anuluj wizytę.

Na kontach koordynatora, recepcji oraz administratora w zakładce potwierdzenia płatności wyświetlane są wizyty wszystkich pracowników z danej placówki.

Jeżeli w placówce dostępna jest płatność za pierwsze wizyty poprzez szybkie płatności Tpay i pacjent opłaci wizytę tą metodą, wizyta zostaje automatycznie oznaczona jako opłacona i nie pojawia się w zakładce Potwierdzenia płatności.

Dodawanie wizyt na koncie specjalisty

Aby dodać wizytę należy przejść do zakładki Wizyty i kliknąć w kolorowe pole kalendarza odpowiadające wcześniej dodanemu grafikowi. Otworzy się okno umawiania wizyty, w którym trzeba uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Data i godzina wizyty są automatycznie ustawione zgodnie z wybranym polem w kalendarzu. Jeżeli wizyta ma odbyć się online, należy zaznaczyć checkbox Wizyta online. Następnie należy wybrać typ wizyty (domyślnie ustawiona jest pierwsza z wizyt specjalisty), wskazać dla kogo ma być wizyta (osoba dorosła, dziecko, para, rodzina), uzupełnić dane pacjenta oraz opcjonalnie pole Jak znaleziono i Komentarz. W polu nazwisko należy wpisać min. 3 znaki. Aby umówić wizytę konieczne jest podanie numeru telefonu lub adresu e-mail lub obu, nie ma możliwości umówienia wizyty bez podania tych informacji.

Jeżeli wszystkie pola są uzupełnione należy kliknąć przycisk Umów wizytę.

Po umówieniu wizyty pojawi się okno z jej podsumowaniem oraz treścią SMS, którą można łatwo skopiować i wysłać pacjentowi. Wizyta zostanie automatycznie dodana do kalendarza specjalisty (jeśli jest to wizyta nowego pacjenta – będzie oznaczona kolorem żółtym).

Jeżeli został podany adres e-mail pacjenta, system automatycznie wyśle wiadomość z potwierdzeniem umówienia wizyty. W przypadku włączenia automatycznych wiadomości SMS, wraz z umówieniem wizyty wysłany zostanie również SMS. W pozostałych przypadkach treść wiadomości zostanie wygenerowana, ale SMS należy wysłać samodzielnie.

Dodawanie wizyt na koncie recepcji i administratora

Aby dodać wizytę należy przejść do zakładki Wizyty i kliknąć w przycisk Dodaj wizytę.

Otworzy się okno umawiania wizyty, w którym trzeba uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Należy najpierw wybrać typ wizyty – domyślnie ustawiona jest pierwsza dostępna w placówce usługa. Po uzupełnieniu pola Dla kogo ma być wizyta, system automatycznie wyświetli odpowiednich specjalistów oraz terminy ze wszystkich placówek. Po zawężeniu wyboru do jednej lub kilku lokalizacji widoczni będą tylko specjaliści z wybranych miast. Dodatkowo można wskazać, czy wizyta ma odbyć się online lub w języku angielskim. W polu Termin od istnieje możliwość określenia daty, od której system ma wyszukiwać dostępne terminy.

Aby umówić wizytę należy kliknąć wybraną godzinę i przycisk Dalej. Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić dane pacjenta, wskazać jak pacjent znalazł placówkę oraz opcjonalnie wpisać notatki. W polu nazwisko należy wpisać min. 3 znaki. Aby umówić wizytę konieczne jest podanie numeru telefonu lub adresu e-mail lub obu, nie ma możliwości umówienia wizyty bez podania tych informacji. Następnie należy kliknąć przycisk Umów wizytę.

Po umówieniu wizyty pojawi się okno z jej podsumowaniem oraz treścią SMS, którą można łatwo skopiować i wysłać pacjentowi. Wizyta zostanie automatycznie dodana do kalendarza specjalisty, a specjalista otrzyma wiadomość e-mail z informacją o nowym spotkaniu.

Jeżeli został podany adres e-mail pacjenta, system automatycznie wyśle wiadomość z potwierdzeniem umówienia wizyty. W przypadku włączenia automatycznych wiadomości SMS, wraz z umówieniem wizyty wysłany zostanie również SMS. W pozostałych przypadkach treść wiadomości zostanie wygenerowana, ale SMS należy wysłać samodzielnie.

Można też dodać wizytę bezpośrednio w kalendarzu wybranego specjalisty – szczegóły tej funkcji opisano w punkcie 10.4 - Dodawanie wizyt na koncie specjalisty.

Dodawanie wizyty poza grafikiem

W sytuacji, gdy pacjent ma być przyjęty poza godzinami pracy (dodanym grafikiem), istnieje możliwość szybkiego dodania wizyty poprzez kliknięcie w puste, białe pole w kalendarzu wybranego specjalisty. Pojawi się wówczas okno ostrzegawcze, w którym należy kliknąć przycisk „Dalej”.

Pojawi się okno w którym, pracownik, data i godzina wizyty są automatycznie ustawione zgodnie z wybranym polem w kalendarzu. Należy uzupełnić miejsce wizyty: odpowiedni pokój lub „online”, gdy wizyta odbywa się poza gabinetem. Jeżeli wizyta ma być online ale specjalista przeprowadzi ją w gabinecie należy zaznaczyć checkbox Wizyta online, a w polu Pokój wybrać odpowiedni pokój.

Kolejno należy wybrać typ wizyty (domyślnie ustawiona jest pierwsza usługa specjalisty), dla kogo ma być wizyta, a następnie uzupełnić dane pacjenta i kliknąć przycisk Umów wizytę. W polu nazwisko należy wpisać min. 3 znaki. Aby umówić wizytę konieczne jest podanie numeru telefonu lub adresu e-mail lub obu, nie ma możliwości umówienia wizyty bez podania tych informacji.

Po umówieniu wizyty pojawi się okno z jej podsumowaniem oraz treścią SMS, którą można łatwo skopiować i wysłać pacjentowi. Wizyta zostanie automatycznie dodana do kalendarza specjalisty, a specjalista, jeżeli sam nie dodawał wizyty, otrzyma wiadomość e-mail z informacją o nowym spotkaniu.

Jeżeli został podany adres e-mail pacjenta, system automatycznie wyśle wiadomość z potwierdzeniem umówienia wizyty. W przypadku włączenia automatycznych wiadomości SMS, wraz z umówieniem wizyty wysłany zostanie również SMS. W pozostałych przypadkach treść wiadomości zostanie wygenerowana, ale SMS należy wysłać samodzielnie.

Szczegóły dotyczące wizyty

Aby sprawdzić szczegóły wizyty, należy przejść do zakładki Wizyty i w widoku Kalendarz odszukać odpowiednią wizytę. Po kliknięciu w wybrane spotkanie, po prawej stronie ekranu otworzy się okno ze wszystkimi szczegółami dotyczącymi tej wizyty.

W szczegółach są wszystkie kluczowe informacje o wizycie, dane pacjenta, treść wiadomości SMS, przycisk Anuluj wizytę oraz checkboxy Opłacono oraz Pacjent nie pojawił się.

W szczegółach dotyczących wizyty są informację:

• Typ oraz rodzaj wizyty,

• datę oraz godzinę wizyty,

• miejsce gdzie odbędzie się wizyta: Pokój - wizyta stacjonarna z gabinetu; Pokój (online) - wizyta w formie online ale realizowana przez specjalistę z gabinetu; Online - wizyta w pełni zdalna, poza gabinetem (np. z domu).

• dane pracownika,

• cenę wizyty,

• checkbox: Opłacono, który jest widoczny zawsze dla pierwszej wizyty (jeśli ustawiona jest przedpłata za wizytę)

• źródło: ONLINE - pacjent umówił się przez widget na stronie internetowej, INTERNAL - pacjent został umówiony przez pracownika placówki.

• datę umówienia.

W danych pacjenta widoczne jest: Imię i nazwisko, E-mail, Telefon oraz opcjonalnie informacja Jak nas znalazł i komentarz. W tym miejscu dane pacjenta są tylko wyświetlane i nie ma możliwości ich edycji. Jeżeli zachodzi potrzeba ich zmiany, należy przejść do zakładki Pacjenci i tam wprowadzić edycję.

W szczegółach wizyty dostępny jest również checkbox Pacjent nie pojawił się oraz przycisk Anuluj wizytę (szczegółowo opisane w dalszej części instrukcji). Widoczna jest także treść wiadomości SMS do pacjenta – domyślnie zwinięta – którą w razie potrzeby można łatwo rozwinąć, skopiować i wysłać.

Anulowanie wizyt

Aby anulować wizytę należy przejść do zakładki Wizyty, w zakładce Kalendarz odszukać odpowiednią wizytę i kliknąć w nią. Następnie należy kliknąc przycisk Anuluj wizytę i wybrać z listy odpowiedni powód anulacji:

• Odwołana przez pacjenta

• Zmiana terminu przez pacjenta

• Odwołana przez terapeutę

• Zmiana terminu przez teraputę

• Odwołana przez pacjenta na krótko przed wizytą

• Brak płatności

Po wybraniu odpowiedniego powodu należy kliknąć Potwierdź. Wizyta zostanie anulowana, automatycznie usunięta z kalendarza specjalisty, a termin stanie się ponownie dostępny. Anulowana wizyta wraz z powodem anulacji będzie widoczna w zakładce Lista wizyt, gdzie po kliknięciu w nią, w szczegółach widać dodatkowo datę i przyczynę anulowania.

Wizyta zostanie automatycznie usunięta z kalendarza specjalisty, a specjalista (jeżeli wizytę anulowała recepcja, koordynator lub administrator) otrzyma wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu spotkania.

Jeżeli został podany adres e-mail pacjenta, system automatycznie wyśle wiadomość z informacją o anulowaniu wizyty. W przypadku włączenia automatycznych wiadomości SMS, wraz z anulowaniem wizyty wysłany zostanie również SMS. W pozostałych przypadkach treść wiadomości zostanie wygenerowana, ale SMS należy wysłać samodzielnie.

Automatyczne anulowanie wizyty

Jeżeli w placówce wymagana jest przedpłata, umówiona wizyta otrzymuje status “Oczekiwanie na płatność”, który utrzymuje się przez czas ustawiony przez administratora (np 72h). Jeśli w tym czasie płatność nie zostanie potwierdzona system automatycznie anuluje wizytę. Wizyta zostanie usunięta z kalendarza specjalisty, termin wróci jako dostępny, a specjalista otrzyma wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu spotkania. Wizyta będzie widoczna na liście wizyt ze statusem “Odwołano”.

Jeżeli został podany adres e-mail pacjenta, system automatycznie wyśle wiadomość z informacją o anulowaniu wizyty, z powodu braku płatności. W przypadku włączenia automatycznych wiadomości SMS, wraz z anulowaniem wizyty wysłany zostanie również SMS.

Edycja wizyty

W MyMedCal można zmienić termin, czas trwania, miejsce oraz formę już umówionej wizyty. Aby rozpocząć edycję, należy przejść do zakładki Wizyty, odszukać wizytę w kalendarzu lub na liście i otworzyć jej szczegóły.

Zmiana terminu i czasu trwania wizyty

W szczegółach wizyty należy kliknąć przycisk Zmień termin.

W otwartym oknie widoczne są dostępne dni i godziny. Należy wybrać nowy termin z listy. Za pomocą opcji Dostosuj czas trwania wizyty można również zmienić długość spotkania.

Zmiana miejsca lub formy wizyty

Aby zmienić miejsce wizyty, należy w jej szczegółach kliknąć ikonę ołówka widoczną obok pola Miejsce. Można wtedy zmienić formę wizyty ze stacjonarnej na online i na odwrót. Formę wizyty można również ustawić w oknie zmiany terminu za pomocą checkboxa Wizyta online.

Płatność i powiadomienie pacjenta

Zmiana terminu, czasu trwania, miejsca lub formy nie usuwa informacji o płatności. Jeżeli wizyta przed edycją miała status opłaconej, po zapisaniu zmian nadal będzie automatycznie oznaczona jako opłacona.

Po zmianie wizyty system wysyła pacjentowi nową wiadomość e-mail z aktualnymi szczegółami, jeżeli do wizyty został przypisany jego adres e-mail.

Statusy wizyt

Status wizyty można sprawdzić w szczegółach wizyty lub w zakładce Lista wizyt. Dostępne statusy to:

• Oczekiwanie na płatność - przyszła wizyta wymagająca przedpłaty

• Umówiona - przyszła wizyta, która nie wymaga przedpłaty lub wymagała przedpłaty i została oznaczona jako opłacona.

• Zakończona - wizyta, która się odbyła

• Odwołana - wizyta anulowana przed terminem

• Nieobecność - wizyta, na którą pacjent nie przyszedł i została oznaczona checkboxem Pacjent nie pojawił się.

Umawianie wizyt online przez pacjenta

Jeżeli pacjent umawia wizytę przez stronę internetową, musi podać: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, zaznaczyć, jak znalazł placówke albo terapeutę, oraz opcjonalnie może dodać wiadomość do specjalisty. Umawianie wizyty wymaga również akceptacji Polityki Prywatności i Regulaminu. Po zakończeniu procesu wyświetli się okno z podsumowaniem rezerwacji oraz najważniejszymi informacjami dotyczącymi wizyty.

Na podany adres e-mail pacjenta system automatycznie wyśle wiadomość z potwierdzeniem umówienia wizyty. W przypadku włączenia automatycznych wiadomości SMS, wraz z umówieniem wizyty wysłany zostanie również SMS.

Wizyta zostanie automatycznie dodana do kalendarza specjalisty, a specjalista otrzyma wiadomość e-mail z informacją o nowym spotkaniu. W szczegółach wizyty, w źródle będzie informacja: ONLINE.

Oznaczanie, że wizyta została opłacona

Jeżeli wymagana jest przedpłata za wizyty, umówiona wizyta otrzymuje na czas ustawiony przez administratora (np 72h) status “Oczekiwanie na płatność”. W kalendarzu wizyta wyróżniona jest na żółto i dodatkowo znajduje się w zakładce Potwierdzenia płatności. W tym czasie należy potwierdzić płatność, klikając przycisk Potwierdź w Potwierdzeniach płatności lub zaznaczając checkbox Opłacono w szczegółach wizyty.

Jeśli płatność nie zostanie potwierdzona w ciągu czasu ustawionego przez administratora (np 72h), system automatycznie anuluje wizytę i termin wróci jako dostępny.

Oznaczanie, że pacjent się nie pojawił

Jeżeli pacjent nie pojawi się na wizycie, należy oznaczyć jego nieobecność zaznaczając checkbox Pacjent nie pojawił się. Wówczas wizyta automatycznie zmieni status na Nieobecność.