Zakładka Grafik
Zakładka Grafik umożliwia przeglądanie, dodawanie i usuwanie dostępności (grafików) specjalistów w placówce. Jeżeli w MyMedCal dodano kilka placówek, należy wybrać właściwą z paska w górnym lewym rogu.
Widok grafiku prezentowany jest w układzie tygodniowym i umożliwia wyłączenie wyświetlania weekendów poprzez odznaczanie checkboxa Pokazuj weekendy – wówczas widoczne są jedynie dni robocze. Za pomocą strzałek można przełączać tygodnie, a przycisk Obecny tydzień pozwala szybko wrócić do bieżącego tygodnia.
Dodaną dostępność można przeglądać w widoku Pokoi lub Pracowników. W widoku pracowników dostępna jest możliwość filtrowania po konkretnym specjaliście albo wyświetlenia grafiku wszystkich osób w danej placówce.
Widok grafiku wg pokoi
W widoku pokoi grafik prezentowany jest w formie tygodniowego kalendarza. Na górze znajdują się dni tygodnia oraz pokoje, a po lewej stronie godziny. Każdy pokój dodany w placówce ma własną kolumnę.
Dostępność specjalistów dla pacjentów pokazana jest kolorowymi blokami w kalendarzu, zawierającymi zakres czasowy oraz imię i nazwisko specjalisty. Każdemu specjaliście przypisany jest inny kolor, dzięki czemu łatwo rozpoznać, kto i kiedy przyjmuje pacjentów. Bloki te oznaczają dni i godziny, w których specjalista jest dostępny dla pacjentów. Puste, białe pola wskazują, że w danym pokoju w tym czasie nie jest przypisany żaden specjalista.
Jeżeli cały widok tygodnia nie mieści się na ekranie, na dole pojawia się poziomy pasek przewijania. Przesuwając suwak, można zobaczyć pozostałe dni tygodnia, które aktualnie nie mieszczą się w widoku.
Na widoku grafiku wg pokoi nie będzie widoczna dostępność online.
Widok grafiku wg pracowników
W widoku według pracowników można zobaczyć zbiorczy grafik wszystkich pracowników z placówki lub wybrać konkretnego specjalistę z listy.
Jeżeli z listy w prawym górnym rogu nie zostanie wybrany żaden specjalista, prezentowany jest zbiorczy widok.
W widoku pracowników grafik prezentowany jest w formie tygodniowego kalendarza. Na górze znajdują się dni tygodnia oraz pracownicy, a po lewej stronie godziny. Każdy pracownik ma własną kolumnę.
Dostępność specjalistów dla pacjentów pokazana jest kolorowymi blokami w kalendarzu, zawierającymi zakres czasowy oraz nazwę pokoju, w którym odbędzie się wizyta. Każdemu pokojowi przypisany jest inny kolor, dzięki czemu łatwo rozpoznać w którym pokoju specjalista przyjmuje pacjentów. Bloki te oznaczają dni i godziny, w których specjalista jest dostępny dla pacjentów. Puste, białe pola wskazują, że w tym czasie specjalista nie jest przypisany do żadnego pokoju.
Jeżeli cały widok tygodnia nie mieści się na ekranie, na dole pojawia się poziomy pasek przewijania. Przesuwając suwak, można zobaczyć pozostałe dni tygodnia, które aktualnie nie mieszczą się w widoku.
Jeżeli z listy w prawym górnym rogu wybrany zostanie specjalista prezentowany jest widok grafiku u wybranego pracownika.
Dodawanie grafiku przez specjalistę na miesiąc lub dłuższy okres
Aby dodać grafik na miesiąc lub dłuższy okres, należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć przycisk Dodaj grafik.
Po otwarciu okna dodawania grafiku należy wybrać okres, na który ma zostać utworzona dostępność: 1 miesiąc, 3 miesiące albo 6 miesięcy. Następnie w polu Start od należy wskazać miesiąc rozpoczęcia grafiku.
Kolejno należy wskazać godziny dostępności — od której do której mają być ustawione wizyty w wybrane dni — oraz określić miejsce wizyt: odpowiedni pokój lub online, gdy wizyta ma odbyć się zdalnie poza placówką, np. z domu. Następnie należy kliknąć przycisk Dalej, aby przejść do kolejnego etapu.
Godzina rozpoczynająca blok czasowy określa możliwe terminy spotkań – przykładowo, przy bloku 14:00–20:00 wizyty będą dostępne co godzinę, czyli o 14:00, 15:00, 16:00 itd. Dostępność można dodawać w odstępach co 15 minut. Zalecamy dodawanie grafiku w taki sposób, aby dostępność była ustawiana jako wielokrotność czasu trwania usług. W przypadku wizyt trwających 60 minut najlepiej dodawać godzinne bloki, przy usługach 90-minutowych – bloki powinny być ustawiane w ich wielokrotności itd. Dzięki temu unika się niepotrzebnego blokowania pokoju dla pozostałych specjalistów.
Po kliknięciu Dalej wyświetla się podsumowanie dodanej dostępności: daty, godziny oraz pokoje. Jeżeli w wybranych dniach lub godzinach dodano już wcześniej pojedynczą dostępność lub wizytę, należy wykluczyć ten dzień za pomocą ikony śmietnika — w przeciwnym razie system zgłosi kolizję grafików. Jeżeli wszystko się zgadza, należy kliknąć przycisk Zatwierdź.
Dodawanie pracownikom grafiku na miesiąc lub dłuższy okres
Aby dodać pracownikowi grafik na 1, 3 lub 6 miesięcy, należy zalogować się na konto administratora lub koordynatora placówki, następnie przejść do zakładki Grafik i kliknąć przycisk Dodaj grafik.
Po otwarciu okna dodawania grafiku należy wybrać okres, na który ma zostać utworzona dostępność: 1 miesiąc, 3 miesiące albo 6 miesięcy. Następnie w polu Start od należy wskazać miesiąc rozpoczęcia grafiku, a w polu Pracownik wybrać osobę, dla której tworzony jest grafik.
Kolejno należy wskazać godziny dostępności — od której do której mają być ustawione wizyty w wybrane dni — oraz określić miejsce wizyt: odpowiedni pokój lub online, gdy wizyta ma odbyć się zdalnie poza placówką, np. z domu. Następnie należy kliknąć przycisk Dalej, aby przejść do podsumowania.
Godzina rozpoczynająca blok czasowy określa możliwe terminy spotkań. Dostępność można dodawać w odstępach co 15 minut. Zalecamy ustawienie bloków jako wielokrotności czasu trwania usług, aby uniknąć niepotrzebnego blokowania pokoju dla pozostałych specjalistów.
W podsumowaniu widoczne są daty, godziny oraz pokoje. Jeżeli w wybranych dniach lub godzinach istnieje już dostępność albo wizyta, należy wykluczyć kolidujący dzień za pomocą ikony śmietnika. Po sprawdzeniu danych należy kliknąć przycisk Zatwierdź.
Dodawanie i usuwanie urlopu
Aby dodać urlop, należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć przycisk Dodaj urlop.
W otwartym oknie należy wybrać zakres dat urlopu — datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia — a następnie kliknąć przycisk Zatwierdź.
Po zatwierdzeniu urlop jest widoczny w zakładce Grafik w widoku tygodni, których dotyczy. Informacja zawiera imię i nazwisko pracownika oraz zakres dat urlopu.
Aby usunąć urlop, należy przejść w grafiku do jednego z tygodni objętych urlopem, a następnie kliknąć przycisk Usuń widoczny na pasku z informacją o urlopie.
Administrator lub koordynator może dodać urlop zarówno dla siebie jak i dla dowolnego pracownika wybranego oddziału.
Dodawanie dostępności na pojedynczy dzień
Aby dodać pojedynczą dostępność należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć w odpowiednie pole daty i godziny w kalendarzu. Następnie otworzy się okno dodawania dostępności na wybrany dzień i godzinę. Należy wskazać miejsce wizyty (pokój lub online), ustawić godzinę zakończenia bloku i kliknąć Dodaj.
Dodawanie dostępności stacjonarnej oraz zdalnej
O tym, czy pacjent może umówić się na wizytę stacjonarną w placówce czy wizytę zdalną online, decydują rodzaje usług przypisane specjaliście. Jeśli specjalista ma udostępnioną opcję wizyty online, pacjent może zarezerwować taką konsultację zarówno wtedy, gdy specjalista pracuje stacjonarnie w gabinecie, jak i wtedy, gdy przyjmuje zdalnie poza placówką.
W przypadku, gdy specjalista realizuje wizytę online w czasie swojej dostępności gabinetowej, pokój jest zajęty dla innych pracowników, choć pacjent nie pojawia się fizycznie w placówce. Natomiast przy wizycie online prowadzonej w godzinach dostępności zdalnej, gabinet nie jest blokowany, a spotkanie odbywa się np. z domu specjalisty. Dostępność tylko online jest zaznaczona kolorem niebieskim.
Jeżeli specjalista nie ma przypisanej usługi w wersji online, to pacjenci i recepcja nie będą mogli umawiać takich wizyt. Jednak gdy zostanie dodany blok dostępności oznaczony jako online, system udostępni możliwość umawiania wizyt online – dlatego należy zwracać na to szczególną uwagę podczas konfiguracji.
Edytowanie dodanego grafiku
Aby edytować dostępność należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć w odpowiedni blok w kalendarzu. Otworzy się okno edycji, w którym można zmienić miejsce wizyty (inny pokój lub online) oraz godzinę rozpoczęcia i/lub zakończenia bloku. Na końcu należy kliknąć Edytuj, aby zapisać wprowadzone zmiany.
Jeżeli w danym bloku grafiku została już umówiona wizyta, nie można edytować jego godzin ani miejsca. Aby zmienić taki grafik, należy usunąć istniejący blok, a następnie dodać go ponownie z właściwymi ustawieniami.
Każdy dodany blok należy edytować osobno – nie ma możliwości wprowadzania zmian zbiorczo dla całego miesiąca.
Aby wprowadzić przerwę w pracy w już dodanym bloku, należy skrócić istniejący blok i dodać nowy po przerwie. Na przykład, jeśli w bloku 15:00–20:00 ma zostać wprowadzona przerwa o 17:00, blok należy edytować do godzin 15:00–17:00, a następnie dodać kolejny blok od 18:00 do 20:00.
Usuwanie dodanego grafiku
Aby usunąć dostępność należy przejść do zakładki Grafik i kliknąć w odpowiedni blok w kalendarzu. Otworzy się okno, w którym należy kliknąć przycisk Usuń.
Jeżeli w usuwanym bloku grafiku znajdują się umówione wizyty, pozostaną one w systemie. Usunięcie grafiku nie powoduje automatycznego usunięcia ani anulowania tych wizyt.
Każdy dodany blok usuwa się osobno – nie ma możliwości usunięcia wielu bloków naraz dla całego miesiąca.
Wykrywanie kolizji
System zapobiega podwójnym zapisom w tym samym czasie. Podczas dodawania grafiku sprawdzana jest dostępność pokoju oraz to, czy specjalista nie ma już dodanego innego bloku w tej lub innej placówce. W przypadku dostępności online system również kontroluje, czy nie istnieje nakładający się blok czasowy.
Jeżeli system zgłasza błąd kolizji, wyświetlana jest również informacja, w jakim mieście, którym dniu i w jakich godzinach występuje konflikt.
Jeśli gabinet faktycznie jest wolny (np. z powodu urlopu lub choroby specjalisty), należy usunąć wcześniej dodany grafik. Tylko wtedy inni pracownicy będą mogą dodać własną dostępność i wizyty w tym czasie.